Dans le monde des affaires, les événements sont un moyen incontournable pour promouvoir une entreprise, fidéliser les partenaires et renforcer la cohésion interne. Pour atteindre ces objectifs, il est essentiel de recourir aux services d’une société de gestion d’événements. Cet article vous présente les différentes étapes à suivre pour choisir avec succès une entreprise spécialisée dans l’organisation et la gestion d’événements professionnels.
Comprendre l’univers des sociétés de gestion d’événements
Les sociétés de gestion d’événements interviennent dans différentes sphères de la vie quotidienne en entreprise. De la conception à la réalisation des événements, elles sont notamment sollicitées pour :
- L’organisation de séminaires, congrès ou conférences
- La création de salons et d’expositions
- La mise en place de manifestations sportives ou culturelles
- Le développement d’événements de team building et de cohésion d’équipe
- La réalisation d’événements publics tels que des festivals ou des galas
Pour garantir la réussite de tels événements, il est crucial de se tourner vers une société de gestion d’événements disposant de compétences spécifiques, telles que :
- La maîtrise du calendrier général de l’évènement : obstacles éventuels, sponsors et date prévue.
- L’expertise dans la recherche de lieux ou d’hébergements adaptés aux besoins du client
- La polyvalence pour gérer à la fois les éléments techniques (sonorisation, éclairage) et créatifs (scénographie, décoration)
- Le savoir-faire en matière de logistique et de coordination des équipes et partenaires
- Une approche personnalisée et une capacité à s’adapter aux demandes spécifiques
Trouver la société de gestion d’événements qu’il vous faut
Pour mener à bien votre projet événementiel, il est important d’opter pour une société compétente et réactive. Vous pouvez notamment :
- Faire appel à votre réseau professionnel pour obtenir des recommandations et des avis sur les meilleurs prestataires du marché
- Explorer le web, les forums dédiés et consulter les sites spécialisés pour comparer les offres disponibles
- Visiter la page vie quotidienne en entreprise.
- Analyser le portfolio et les références des sociétés envisagées afin de vous assurer qu’elles ont déjà travaillé sur des projets similaires
Lorsque vous avez sélectionné quelques sociétés candidates, il convient de leur soumettre un cahier des charges précis et complet. Celui-ci doit contenir :
- Les objectifs et attendus de l’événement
- La date et le lieu souhaités
- Le nombre approximatif de participants
- Le budget prévu pour l’ensemble du projet
- Les aspects logistiques à considérer : hébergement, restauration, matériel technique, etc.
- Des éléments liés à la communication et au marketing : visuels, supports de communication, enregistrement vidéo ou photographie, réseaux sociaux, etc.
Connaitre les critères de sélection d’une société de gestion d’événements
Pour choisir la meilleure société de gestion d’événements adaptée à vos besoins, plusieurs critères de sélection sont essentiels :
- Les compétences techniques et artistiques de l’équipe de travail
- La cohérence entre le budget proposé et les prestations offertes
- L’implication des équipes dans la réponse aux besoins exprimés : disponibilité, efficacité et bonne communication
- Attention aux délais de réalisation !
- Un portefeuille solide contenant des références passées est indispensable
N’hésitez pas à demander des devis à plusieurs entreprises pour comparer leurs propositions avant de prendre votre décision. Gardez toutefois à l’esprit que le prix ne doit pas être le seul critère de choix : la qualité du service et la personnalisation de l’offre sont également des facteurs clés pour réussir votre événement professionnel.
Préparer un briefing complet pour la société de gestion d’événements
Une fois que vous avez choisi votre prestataire, il est important de bien préparer l’ensemble des informations à lui transmettre. Le briefing doit contenir :
- Tous les détails relatifs au cahier des charges : objectif, date, lieu, participant et budget
- Vos souhaits en termes d’emplacement, de décoration ou d’animations : une ambiance requise spécifique ? Des couleurs à respecter selon le thème ?
- Soyez précis !
- Les moyens de communication mis en place avant, pendant et après l’événement : relais sur réseaux sociaux, e-mails aux participants, cartons d’invitation, etc.
- La liste des intervenants présents à l’événement, si applicable
- Les attentes pour le jour J : logistique et planning de la journée, équipe de travail sur place
- Pensez aux cas d’imprévus
En fin de compte, choisir la bonne société de gestion d’événements est essentiel pour garantir la réussite de votre projet et optimiser vos retombées professionnelles. En suivant ces conseils, vous mettez toutes les chances de votre côté pour créer un événement qui marquera les esprits et remplira vos objectifs stratégiques.
